Berbagai informasi penting di lingkungan institusi pendidikan, seperti jadwal ujian hingga perubahan aturan, sudah semestinya tersampaikan dengan cepat dan tepat kepada civitas akademika maupun para orang tua. Namun, sering kali penyampaian informasi penting tersebut tersendat bahkan tidak tersampaikan.
Tantangan serupa menjadi realitas yang dihadapi oleh banyak institusi pendidikan. Di tengah dinamika tersebut, Omni Communication Assistant (OCA) Indonesia, salah satu produk unggulan dari PT Telkom Indonesia Tbk (Telkom), menjadi solusi yang dirancang khusus untuk mengatasi kendala komunikasi di dunia pendidikan dengan memanfaatkan teknologi omnichannel.
Saluran komunikasi yang tidak terstruktur dan tersebar di banyak platform seperti email, SMS, aplikasi pesan, hingga aplikasi internal, kerap tidak terintegrasi sehingga pesan-pesan penting terabaikan atau bahkan tidak tersampaikan secara efektif. Masalah ini umumnya disebabkan oleh penyebaran informasi yang tidak seragam dan terpisah di berbagai saluran komunikasi, sehingga kerap membuat bingung penerima pesan.
Tidak hanya itu, terbatasnya jumlah staf administrasi untuk merespons pertanyaan atau melayani permintaan informasi, mengakibatkan banyak pertanyaan yang tidak terjawab tepat waktu, terutama ketika menyangkut informasi seputar biaya pendidikan, jadwal akademik, atau informasi pendaftaran.
Dengan memanfaatkan sistem yang terintegrasi, OCA memberikan akses kepada seluruh pihak yang terlibat dalam institusi pendidikan untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan melalui berbagai kanal komunikasi, seperti WhatsApp, SMS, email, termasuk media sosial, tanpa harus berpindah-pindah platform.
“OCA memberikan kemudahan bagi institusi pendidikan untuk mengelola komunikasi secara lebih efisien, terstruktur, dan responsif melalui integrasi fitur cerdas yang dihadirkan. Kami di Telkom berkomitmen mendukung kemajuan pendidikan Indonesia melalui solusi yang tidak hanya mempercepat komunikasi, tetapi juga mempererat hubungan antara sekolah dengan siswa dan orang tua,” ujar EVP Digital Business & Technology Telkom Komang Budi Aryasa dalam keterangannya, Senin, 20 Januari 2025.
Selain mengintegrasikan berbagai kanal komunikasi, OCA juga mendukung penggunaan fitur Customer Relationship Management (CRM), untuk membantu staf administrasi melihat dan menyimpan riwayat setiap interaksi yang pernah dilakukan. Solusi ini tidak hanya menghemat waktu respons, tetapi juga menciptakan pengalaman yang lebih personal dan konsisten.
Keunggulan lain dari OCA yang membedakannya dengan layanan serupa adalah kemampuannya dalam memanfaatkan teknologi chatbot. Pertanyaan berulang yang sering ditanyakan kepada institusi pendidikan seperti jadwal akademik, persyaratan masuk, dan informasi program studi, dapat dijawab otomatis dengan chatbot cerdas OCA, bahkan di luar jam kerja.
Teknologi chatbot dari OCA juga dilengkapi dengan fitur laporan untuk memantau jumlah pesan yang masuk serta waktu respons. Misalnya, jika data menunjukkan adanya keterlambatan dalam merespons pertanyaan seputar pendaftaran, institusi bisa mengambil tindakan dengan menyesuaikan alokasi staf atau menambahkan chatbot untuk mengatasi lonjakan pertanyaan.
Sejalan dengan komitmen Telkom dalam mendorong keberlanjutan melalui teknologi yang ramah lingkungan, OCA membantu institusi pendidikan mengurangi ketergantungan pada sumber daya fisik seperti kertas, yang sering kali digunakan untuk pengumuman atau komunikasi internal.
Institusi pendidikan yang ingin meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi komunikasi, OCA juga menawarkan konsultasi gratis untuk memahami kebutuhan spesifik dan memberikan rekomendasi solusi yang paling tepat.
