Biro Persidangan DPR RI Berguru Ke Filipina, Perkuat Risalah Berbasis Teknologi Modern

Risalah rapat merupakan instrumen penting dalam mendukung kegiatan rapat para wakil rakyat di DPR RI. Risalah rapat tidak bisa dipandang remeh. Ia menjadi bukti otentik atas dinamika berbagai rapat di gedung DPR.

Demikian disampaikan Helmizar, Kepala Biro Persidangan Sekretariat Jenderal (Setjen) DPR RI, kepada Rakyat Merdeka Online, melalui surat elektronik, Selasa (21/4).

"Karena begitu pentingnya, Biro Persidangan DPR perlu mempelajari seluk beluk penyusunan risalah secara modern ke Parlemen Filipina,” katanya.

Di pilihnya Parlemen Filipina kata Helmizar, karena negara ini satu dari sekian banyak parlemen yang dinilai memiliki pengelolaan dan manajemen penyusunan risalah yang telah maju.

Menurut Helmizar, risalah rapat merupakan bukti otentik yang menampilkan proses jalannya suatu pengambilan keputusan rapat. Risalah Rapat juga dapat menjadi bukti dalam persidangan judicial review di Mahkamah Konstitusi. Ia juga bukan perkara sederhana, karena harus melibatkan kebersamaan dan koordinasi yang baik antarunit, yaitu unit penyelenggara rapat dengan unit penyusun risalah.

Untuk menghasilkan risalah rapat yang baik perlu dilakukan evaluasi internal, mengadopsi metode-metode penyusunan risalah, penggunaan teknologi, serta mendapatkan pembanding dengan institusi lain yang sejenis.”

Lanjut Helmizar, Setjen DPR perlu belajar pada negara tetangga itu yang telah menerapkan teknologi tinggi dalam penyusunan risalah rapat. Setjen DPR pun mengutus Biro Persidangan untuk mempelajari seluk belum penyusunan risalah yang baik dan modern. Banyak yang dipelajari dari teknik penyusunan risalah di parlemen Filipina itu. Misalnya, delegasi Biro Persidangan mempelajari sistem penyusunan risalah, teknologi yang digunakan, dan SDM yang terlibat di balik penyusunan risalah.

Delegasi Biro Persidangan DPR yang dipimpin Helmizar diterima oleh Director General Antonio de Guzman Jr, Office of International Relation & Protocol dan Atty. Edwin B. Bellen, Deputy Secretary for Legislation pada 12-14 April lalu. Di Senat Filipina, risalah rapat menjadi tanggung jawab Deputy Secretary for Legislation, khususnya bagian Legislative Debate Reporters Service dan Committee Support Service B. Risalah disusun dengan transparansi dan keakuratan.

Ada dua dokumen penting dalam setiap rapat di Senat Filipina. Record of senate, yaitu laporan rapat yang dibuat secara persis kata demi kata sesuai dengan jalannya rapat  atau verbatim (risalah rapat). Journal of Senate, yaitu laporan suatu rapat yang dibuat secara ringkas/summary (catatan rapat). Berbagai teknik penyusunan risalah dipelajari betul selama berada di parlemen Filipina.

Ada banyak pelajaran yang didapat selama mempelajari teknik penyusunan risalah rapat di Parlemen Filipina. Kuantitas dan kualitas SDM sangat memadai untuk menyusun risalah di Parlemen Filipina. Selain itu, tiap lembar risalah selalu dibubuhkan paraf dari editor atau direktur. Itu untuk menunjukkan akurasi penyusunan risalah. Ini menjadi oleh-oleh” berharga selama menimba ilmu di Filipina.

Delegasi Biro Persidangan juga berkesempatan menemui Duta Besar RI untuk Filipina Johny J. Lumintang. Sang dubes bersedia membantu tim delegasi Biro Persidangan untuk mendapat berbagai informasi tambahan yang diperlukan, terutama seputar teknik penyusunan risalah dari senat dan Kongres Filipina. Sebelumnya, tim Biro Persidangan juga telah menyampaikan pertanyaan tertulis ke Parlemen Filipina untuk mendapat penjelasan yang lebih rinci dan menyeluruh. [dzk]